Что значит делать по минимуму?

Делать по минимуму — это беречь время и, что еще важнее, психическое здоровье и заниматься тем, чем хочется. Не упускайте из виду ни одно мгновение, ведь все идет вам в копилку. Следуя принципу делать по минимуму, вы сможете освободить время и сэкономить энергию для тех вещей, которые вам больше всего по душе.

В основе моего подхода лежат три правила:

— оптимизация;

— автоматизация;

— аутсорсинг*, или использование внешних ресурсов.

Именно они помогают сохранить здоровье, действовать эффективно, справляться с трудностями и достигать целей.

Приступая к какой-либо задаче, первым делом оптимизируйте ее: упростите и разделите на минимальные составляющие. Сузив задачу до ее сути, выделите вопросы, решение которых можно делегировать.

Затем автоматизируйте всё что возможно с помощью программного обеспечения. Наконец, используйте внешние ресурсы и доверьтесь специалистам, но сразу оговоримся, что при всей пользе аутсорсинга прибегать к нему следует на финальном этапе. Согласитесь, нет смысла перепоручать выполнение бесполезной задачи, гораздо эффективнее сначала оптимизировать и автоматизировать процесс.

В систему делать по минимуму входят девять фундаментальных принципов:

— правило 80/20;

— внешняя память;

— индивидуальный подход;

— индивидуальная рабочая неделя;

— отказ от бытовых дел;

— финансы;

— организованность;

— группирование дел;

— здоровье.

Эта книга — своего рода путешествие к более легкой повседневной жизни. В завершение нашего пути поделюсь с вами ссылками на сайты различных полезных приложений, о которых пойдет речь ниже. Благодарю за то, что стали моими попутчиками. Поехали!

Правило 80/20

О правиле 80/20, или принципе Парето, вы могли прочитать в книге Тимоти Феррисса* The 4-hour work week («Четырехчасовая рабочая неделя»). Итальянский экономист Вильфредо Парето сформулировал это правило в начале XX века, когда понял, что 20% растущего в его огороде гороха дает 80% урожая. Этот принцип применим ко многим сферам жизни**:

— 80% последствий обусловлены 20% причин;

— 80% результатов достигаются за счет 20% усилий и времени;

— 80% прибыли компания получает от 20% продуктов и клиентов;

— 80% доходов на рынке акций приходится на 20% инвесторов.

Формула актуальна и в отношении повседневной жизни. Выполняемая вами работа — это ресурс, и, вероятно, вы тратите 80% времени на 20% клиентов или проектов. Если хотите быть успешным, не работая с утра до ночи, надо научиться делать это с умом и сосредоточиться на том, что дает максимальную отдачу.

Как же определить, на чем именно сфокусировать внимание? Как узнать, какие сферы жизни наиболее продуктивны? И здесь на помощь приходит анализ. Если не анализировать и не оценивать свои действия, то невозможно их усовершенствовать. Отследить можно любую сферу жизни: здоровье, время, потраченное на электронную почту и социальные сети, путешествия и многое другое. Анализу поддаются все элементы наших повседневных задач.

Это важно, ведь нам приходится столько всего делать, что легко потерять контроль над своим временем. К вечеру многие даже не могут вспомнить, что они ели на завтрак, не говоря уже о том, чтобы назвать наиболее значимые результаты прошедшего дня или новые приоритеты.

Анализ ради пользы

Существует много инструментов, позволяющих контролировать разные аспекты жизни. Прежде всего необходимо определить для себя ключевую область и параметры ее оценки. Например, если вы хотите укрепить здоровье, можно читать тематические журналы, ежедневно взвешиваться или пользоваться устройством Fitbit, которое измеряет пройденное за день расстояние, количество шагов, сгоревших калорий и продолжительность сна.

Эффективно следить за собой помогают следующие приложения.

RescueTime отслеживает время, проведенное за компьютером. С его помощью можно узнать, какие сайты вы посещаете, какими программами пользуетесь и сколько времени на это тратите. Приложение позволяет целенаправленно блокировать бесполезные сайты.

iDoneThis каждый вечер присылает письмо с вопросом, что вы сделали за день. В ответ вы даете краткий отчет о своих делах. Даже если вы больше никогда не заглянете в это письмо, вы получаете четкое представление о своей продуктивности, просто зафиксировав сделанное за день. Вы «выгружаете» информацию из своей головы и прекращаете о ней думать. Кроме того, вы можете делиться такими отчетами с друзьями или коллегами. iDoneThis позволяет информировать друг друга о достигнутых результатах, выражать мнения и давать оценки. Периодически приложение рассылает напоминания о том, что вы делали в тот или иной день. Порой это приводит в восторг: может прийти сообщение о проекте, который вы начали три месяца назад и как раз только-только завершили.

При помощи InsideTracker можно измерять биомаркеры крови. Такой контроль отличается от сдачи анализов, ведь вы можете проверить себя в любое время.

К тому же в поликлинике могут и не рассматривать некоторые маркеры, доступные в insideTracker (например, c-реактивный белок, указывающий на воспалительные процессы). За состоянием организма помогает следить контроль уровня витамина D, холестерина и даже тестостерона.

Контролируйте и анализируйте всё что возможно. Всегда есть способ совершенствовать и улучшать тот или иной аспект.

Оптимизация процессов

Поняв, как вы используете время, вы сможете улучшить различные процессы в вашей жизни. Пример оптимального процесса — инструкция по сборке продукции ikeA. Чтобы помочь покупателю, в ikeA для каждого товара создают несколько поэтапных инструкций, которые не нуждаются в пояснительном тексте, требуют минимального набора действий и в большинстве своем работают безотказно. В повседневной жизни нужно руководствоваться тем же принципом — разбить каждый процесс на несколько мелких, понятных и легковыполнимых шагов, которые можно довести до автоматизма или полностью переложить на других. У всех нас есть повседневные дела: проверка электронной почты, написание отчетов, проведение исследований, генерация контента, чтение материалов, приготовление обедов и многое-многое другое. Что-то мы делаем ежедневно, что-то каждую неделю, а что-то время от времени.

Бо́льшая часть такой деятельности относится к рутине. Мы расправляемся с ней, даже не задумываясь. В этом есть свои плюсы. Но если вы можете автоматически выполнять те или иные функции, то и другой тоже может. Легко попасть в ловушку, считая себя единственным, кто способен заставить мир вертеться. Подумайте о том, что вы делаете регулярно. А теперь опишите каждый свой шаг. Очень подробно, как будто составляете справочник о себе для незнакомого с вами человека, которому предстоит выполнить самостоятельно вашу работу. Это упражнение может и должно быть применено к большинству дел.

Мои клиенты, выполняя это задание, перечисляли как невероятно сложные, так и незатейливые задачи. Результат был одинаковым: на выходе получался идеальный справочник о себе. Один клиент поначалу описал процесс на десяти страницах. К концу нашей работы этот процесс состоял из одиннадцати простых шагов.

Дополнительное действие нужно для нечасто повторяющихся ситуаций. Прописать его один раз — и исчезнет необходимость тратить на это время. Смысл в том, чтобы свести задачу к предельно эффективному и безошибочному процессу, который по силам абсолютно любому.

Целесообразно выстраивать схему если — то. Вам не стоит расходовать силы на отрезке между возникновением задачи и ее успешным решением. Вы можете посвятить это время другим вопросам. Полностью описав процесс, делегируйте выполнение задачи, освободив от нее свое сознание. Это первый шаг на пути к тому, чтобы сделать жизнь проще и повысить вашу эффективность.

Обязательное vs факультативное

Хотя я стараюсь отсекать лишнее и концентрироваться на самых существенных моментах, это не означает, что я противник спонтанности. По сути, принцип оптимизации, автоматизации и аутсорсинга направлен на то, чтобы высвободить время для более интересных и приятных занятий. Если принципы экономии усилий помогут вам сберечь полчаса, которые вам захочется потратить на соцсети, то ради бога. Не стоить испытывать чувство вины за то, что вы занимаетесь приятным делом, тогда как «необходимо» заниматься чем-то другим.

Для достижения цели следует разграничить обязательные и факультативные дела. В качестве примера рассмотрим мою личную ситуацию: чтение блогов. Ежедневно я просматриваю полторы сотни блогов и свыше тысячи новых постов. Почему? Потому что мне нравится быть в курсе последних тенденций, новейших гаджетов и самых свежих психологических исследований на тему продуктивности. Встречаясь со своими клиентами и получая от них вопросы о программах и приложениях, я точно знаю, что ответы можно найти в блогах. Как мне каждый день удается справляться с таким объемом информации? Разграничивая ее на первоочередную и факультативную, которую можно просмотреть, например, параллельно с телефонными звонками. Впрочем, благодаря минимизации усилий у меня всегда есть время на факультативную, или необязательную, информацию.

Вот как этот подход работает в моем случае. Каждое утро я открываю RSS-ридер*. Мне нравится это приложение, которое синхронизирует поток информации с моим iPad. Если я вижу двести новых тем, то наверняка двадцать из них заслуживают внимания. Я читаю их, размещаю в своем блоге и твиттере и еще пересылаю тем, кому они могут быть интересны. Это я успеваю сделать за пятнадцать минут, пока выгуливаю собаку.

Позже днем я знакомлюсь с остальной информацией. Если по каким-то причинам у меня нет на нее времени, я точно знаю, что ничего не теряю, и я сохраняю душевное спокойствие. Поступающую информацию очень легко рассортировать по папкам. Просто надо выбрать Feed Settings (Настройки) и поставить галочку рядом с созданной папкой. Большинство RSS-ридеров схожи по своим функциям.

Мне удобно переносить эти принципы и на другие сферы, например на электронную переписку, бытовые вопросы (хотя ими и не стоило бы заниматься) и даже диету. Не усложняйте жизнь многочисленными системами файлов, продираться через которые само по себе испытание. Двух папок, с обязательным материалом и факультативным, вполне достаточно. Анализируя информацию, оптимизируя процессы и концентрируясь на главном, вы начнете жить максимально продуктивной жизнью.

Действуя в таком ключе, можно сократить количество энергии, затрачиваемой на работу. В конечном счете на нее следует направлять лишь 20% сил (именно сил, а не времени). Остальные 80% стоит использовать для отдыха и саморазвития. Это может показаться нелогичным, но, инвестируя силы именно в такой пропорции, вы получите преимущества, которые позволят вам стать эффективнее и работать с большей отдачей. Это самовоспроизводящийся цикл.

Вы читали отрывок из книги «Меньше дел, больше жизни» Ари Мейсел.

 

«Меньше значит больше» — или, точнее говоря, чем

меньше вам приходится делать, тем больше у вас остается времени на то, чтобы жить: на ваши хобби, на родных и друзей. Авторская минималистская философия сделает вашу жизнь проще.

Как в бизнесе, так и в повседневной жизни нам иногда кажется, что лучший способ преуспеть — вкладывать больше ресурсов, проводить больше часов в офисе. Но что если верный путь — делать меньше и высвобождать время для себя и близких? Если это то, что вам нужно, и то, что вы считаете невозможным, — эта книга для вас.

Автор — спикер TED, специалист по эффективности, прошедший полный Ironman после борьбы с тяжелейшей болезнью, расскажет вам, как:

  • оптимизировать рабочий процесс, используя современные приложения и инструменты;
  • освободить память от рутинной информации (встречи, идеи, заметки) и хранить её в «облаке»;
  • использовать технологии, чтобы обходиться без бумаги и ручки;
  • питаться, заниматься спортом и спать правильно, чтобы не иметь проблем со здоровьем.

С этой книгой вы будете эффективнее в вашей повседневной жизни и сможете получить дополнительное свободное время каждый день!

Для кого эта книга

Для всех, кто хочет успевать больше и находить время на общение с семьей и друзьями и на свои хобби.

Для тех, кому кажется, что повседневные дела поглощают все свободное время.

Комментарии:

НАПИШИТЕ ВАШ КОММЕНТАРИЙ

Please enter your comment!
Please enter your name here

4 × 3 =